【PR】なぜKintoneが業務改善に有効なのか、その活用方法とは?

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kintone Australia

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kintone Australia Suite 3704, Level 37, Gateway, 1 Macquarie Place, Sydney NSW
WEB: www.kintone.com.au Facebook: kintone community in Australia


なぜKintoneが業務改善に有効なのか、その活用方法とは?

Kintoneとは日本で有名なグループ・ウェア・メーカーのサイボウズが開発した、ウェブ・データベース型業務アプリ構築プラットフォームです。米国のガートナー社「Magic Quadrant」の“aPaaS”部門(Application Platform as a Service)で2016年以来3年連続でランクインされました。日系メーカーとしては初めての快挙です。

Kintoneの特徴としては以下の点が挙げられます。

  1. ユーザーはサーバーなどへの投資なしで、月額費用だけを支払えば、システム開発の環境を手に入れることができます。
  2. 業務アプリやデータベースをドラッグ・アンド・ドロップで開発でき、プログラミング知識が不要です。
  3. 複数の業務アプリやデータベースをプログラミングなしで連携させることができます。

■Kintoneが業務改善に有効な理由

利用者目線でシステムが作れる

従来のシステム開発では、開発者と利用者が別々でした。利用者が利用したい機能をシステム担当者がヒアリングし、要件化、その後開発者に伝え、開発者が実装するのが一般的な開発の流れでした。この場合、伝達の過程で、または技術的にどうしても利用者の要望通りに答えられないなど、一概に望み通りに開発が進まないということも起こり得ます。また、せっかく開発したのに利用者がシステムの持っている機能を有効に活用しきれないことも多くあります。

しかし、Kintoneではシステムの構築が簡単なので、実務担当者が「こういう仕組みがあれば効率が上がるのでは」「こういう機能はこのプロセスで使えそう」と思った時に、自分でアプリ化ができます。別部門の情報システム担当者や外注企業に伝える必要もなければ、システムの出来上がりと発想の行き違いも発生しません。また、アプリを使っていくうちに、必要に応じて素早く修正も加えれられるため、プロセスの改善を外部に依存せず、自ら簡単に実施できます。

データを中心にした社内外コミュニケーションができる

一般的なデータベース・アプリはデータの蓄積・分析のみで、データに対する付加情報を載せることが少ない訳ですが、Kintoneではコミュニケーション・ツールとしてのSNS機能が備わっており、データベースやアプリに関係者のコメントを追加することが可能です。つまり、データに付加価値を付けることが可能になります。

この機能がない製品だと、データと別に、メールなどで情報を補足する必要があり、データとコミュニケーション・ツールが同一ではなくなります。ツールが別々だと情報が埋もれ、どれが最新の情報かが分からなくなってしまう場合もあります。

「脱Excel」

エクセルは社会人であれば誰でも簡単なデータベースや電子方眼紙として利用したことがあるほど非常に普及した便利なツールですが、本来は純粋な「表計算ソフトウェア」として開発されました。エクセル・ファイルでは、いつ誰が何を編集したのか、どれが最新版なのかなどの更新履歴が残らないため、エクセル・ファイルを共有ファイルとして利用する場合、常に最新版に対する注意が必要です。「脱エクセル」のヒントとしては、エクセルを表計算ソフトだけとして使い、ワークフロー管理やデータ管理は専用のKintoneに移せば業務の効率化につながります。

■Kintone活用のヒント

Kintoneは、あくまでも業務アプリのプラットフォームであるため、いかに便利に使うかは利用者次第ということになります。そこで業務効率アップのための効果的な活用のヒントをご紹介します。

効率的な業務の仕組みを考えるためのロジカル・シンキング

ノンプログラミングでのアプリ開発が可能なKintoneですが、業務の仕組みをより効率的にするためのシステム化には、論理的な思考で業務の仕組みを考え直す必要があります。

「改善」精神

古いシステムを使い続けて慣れてしまい、問題点を感じても何とかなるという考え方を持っている企業は少なくありません。また、たとえ現在あるツールの範囲内で頑張って効率を上げようとしても、仕組みが変わらない限りほんの少しの効果しか出ません。そのため、世の中の技術を知り、革新的な改善を踏み出すことが重要です。Kintoneのようなツールを導入することで、全体的な業務効率をグンと伸ばすことができ、今までの不適切な業務プロセスの時間を本業務に回せ、結果、会社の業績アップにもつながるでしょう。

利用ルールを決める

Kintoneは誰でも簡単にアプリの作成・修正ができるため、自由に使える範囲と利用する上に守らなければならない規定などのルールを社内で決めておくことが必要です。もちろん、管理者権限をしっかり設定しておくこともお薦めです。

オンライン・チュートリアル、セミナーなどの活用

最後に、Kintoneについての理解を深めることが重要です。サイボウズや協力会社が製作したチュートリアル動画や活用方法、FAQがオンラインで無料配布されている他、日本を始め、各国の業界別の活用事例も紹介しています。ぜひ参考にしてください。

◆Kintoneに関してのお問い合わせ
Kintone Australia社は、Kintoneの販売、導入相談から導入後のサポートやカスタマイズまで、日本語で丁寧にサポートしています。ぜひお問い合わせください。

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