【PR】Kintoneを使った業務効率化を紹介!【小売業界編】

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Kintoneを使った業務効率化を紹介!【小売業界編】

“メイド・イン・ジャパン”のウェブ・データ・ベース型業務アプリ構築クラウド・サービス「Kintone」。データ・ベース型のビジネス・アプリを簡単に作成・運営できることから、在豪日系企業を始め、アメリカや東南アジアなど世界的に導入する企業が増え、2018年9月には利用社数が世界中で1万社を突破。そんなKintoneをどのように活用できるのかを業種別に紹介! 今回は小売業界編をお送りします。

■刻々とビジネスが変化する中で社内業務をKintoneで効率化するA社の例

常識を覆す戦略で市場開拓を続けるメガネ・ブランドのA社。同ブランドはわずか12年で、業界販売本数ナンバー・ワンに到達した。一方、その急成長の裏では、現場スタッフの業務負荷が大きくなっていくという課題が生まれていた。というのも、その背景には、既存のシステムでは刻々と変化するビジネスに柔軟に対応できなかったばかりか、社内各部署独自の判断で導入した複数のクラウド・サービスの運用、メールやエクセルでのデータの共有など非効率な業務状況が改善されないという問題があったからだ。

そんなA社がKintoneを導入したのは約5年前。当初は、エリア統括メンバーのツールとして50人程度のユーザーが活用していたが、活用が進んでいくうちに、社内で利用されていたサービスやシステムでKintoneによって置き換えられそうなものが幾つも見えてきた。4カ月後には業務改善プラットフォームとして全社的に活用できそうだと判断され、ユーザー数は1,000まで拡大したという。

A社本部では、「メガネの企画」「工場への発注」「倉庫に納品」という一連の業務を、Kintone上の「商品シリーズマスタアプリ」「発注管理アプリ」「販売計画アプリ」という3つのアプリで管理している。新しいメガネ・シリーズの企画が始まると、「商品シリーズマスタアプリ」内に仕様や材料、価格などの情報が、部門をまたがって次々に登録されていく。「発注管理アプリ」は、「商品シリーズマスタ」の情報を参照しているので、企画していた商品の仕様が急に変わり、発注内容に変更が生じても、調達部門がタイム・ロスなく対応できるようになった。また「販売計画アプリ」も「商品シリーズマスタ」の情報を取得しており、商品の企画が始まった段階から平行して販売計画を進められるようになった。

A社は本部だけでなく、店舗でもKintoneを活用している。例えば、店舗から本部への報告業務だ。以前はデジタル・カメラで撮影し、PCで加工してから報告が行われていたが、Kintoneを導入してからは、店舗に配布しているモバイル端末で商品ディスプレイを撮影し、そのままKintone上に保存できるようになった。保存されたものを本部が確認するなど、報告業務に掛かる時間の大幅短縮に成功した。

A社は日本国内だけでなく、海外でもKintoneを採用しているという。今後もA社は、既存のシステムとKintoneの位置付けを整理しながら、全社にとって最適な業務設計を行っていきたいと考えている。

■アプリとスペースで情報共有のスピード・アップを図ったB社の例

海産物を使った生鮮加工品の生産、インターネット通販、鮮魚店の運営を行っているB社。ECサイト事業を始めてから5年、売り上げは伸び続けていた。そんな矢先に東日本大震災が起こり、それによって11万人の顧客データが流されてしまった。そのことがきっかけで、クラウドの顧客管理システムを検討していたという。以前からIT関連の相談をしていたコンサルタントの人から好調なEC事業を支えるKintoneの利用を勧められたそうだ。

同社は個人だけでなく、法人も顧客となるが、B to CとB to Bではそれぞれの顧客とのやり取りの形が異なってくる。やり取りの違う顧客対応にもKintoneが活用されている。B to Cについては、いかに早く的確に処理するかが大事になる。そこでサイボウズのメール・ワイズとKintoneを連携し、メール・ワイズの画面を中心に日々の業務を行っている。一方、B to Bは見積もりなどのやりとりが長く続くため、どの会社にどの見積もりや条件を出したかといった、過去の履歴が大変重要になる。そういった面でKintoneの利用が適しているという。

当初の目的は、案件管理と業務の可視化であったが、使っているうちに徐々にKintoneで置き換えられるものが見えていき、アプリが増えていった。現在の主なKintoneの使用方は、B to Bでは顧客の案件管理、B to CではECサイトのコンテンツ管理、顧客への回答例をまとめたFAQ管理などだそうだ。

KintoneはB社の働き方にも変化をもたらした。社内会議はKintoneの画面を見ながら会議をするようになり、人事異動や退職者が出た場合もKintoneの画面自体が引き継ぎ資料となる。それまでPCを使ったことがなかった社員でもKintoneでアプリを作成し、使用しているという。こうした、年齢やITリテラシーの垣根を越える手軽さがとても良いと評価されている。また、アプリだけでなく、スペース上でのやり取りもとても役に立っているという。アプリだけを使っていた時と比べると、情報共有が倍近く早くなったと強調する。また、B社では売り上げが伸びているにもかかわらず、残業ゼロを実現できているが、そこにはKintoneも一役買っていると評価を頂いた。今後はリモート・ワークにも挑戦するそうだ。

B社担当者は「今まで何千万、何百万円も費用を掛けて作っていたシステムが、簡単に変更できるなんて、とても革命的ですよね。取り入れられるものはどんどん取り入れて、楽にしていきたい」と語る。B社のKintoneを使った活躍に、今後も注目していきたい。

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