【PR】散在する情報資産をKintoneで集約しましょう

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kintone Australia

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散在する情報資産をKintoneで集約しましょう

企業の業務遂行で価値を生み出すものを資産と定義されていますが、不動産や商品などの目に見えるもの以外に、人事情報、財務情報、顧客情報など目に見えないものがあります。これらを情報資産と言い、企業のコンピューター、記憶媒体、紙、または人の記憶や知識など、多く蓄えられています。近年業務の効率化が問われる中、情報資産が適切に管理されているか、また効率的なアクセスが可能かなど、皆さん考えたことがありますか。

マッキンゼーのレポート(※1)によると、会社の従業員が業務を遂行するために情報検索に費やす時間は1日に平均1.8時間と言われています。Interactの研究結果(※2)では業務時間の大体2割が情報検索に使われており、実際に業務に集中できる時間は8割しかないと示しています。(図1)

図1
図1
図2
図2

2017年11月のオーストラリアの正社員の平均年収は84,869豪ドル(※3)だと言われており、上記で示した2割の検索時間は社員1人につき年間約17,000豪ドルに相当します。情報資産が集約され、効率的に検索でき、掛かる時間を半分にできるようになれば、例えば10人の企業だと年間約85,000豪ドルの収益効果があります。それでは、どうすれば情報検索時間を無駄にせず業務の効率を上げることができるのでしょうか。

そこで今回は、日本のグループ・ウェア業界最大手のサイボウズ株式会社が開発した「Kintone」を利用し業務効率を改善するソリューションをご紹介します。

Kintoneは、①データベースを一元管理、②ビジネス・プロセス及びワーク・フローを簡略化、③コミュニケーション機能の充実という3つを大きな軸とし、企業内でコラボレーションの環境を作り、チームの業務効率を改善します。(図2)

①データベースを一元管理する

Kintoneはデータベース・プラットフォームであり、自分たちの業務に合わせたデータベース・アプリを構築し、データを集約できます。

従来、CRM、人事管理ソフト、メールや個人のPCにあるエクセル・ファイルなど、散在していたデータを全てKintoneに集中することができます。また必要な情報を探したい時にはKintoneの検索機能を使うだけで簡単に欲しい情報へアクセスすることができ、検索時間を削減できます。

その他、データの更新履歴もしっかり管理できるため、全て最新のデータにアクセスが可能で、せっかくデータが見つけたのに、古くて使えない、本当に使えるのかなどと悩まされる問題も解消されます。

そして、データの集計やグラフ化も搭載されている「グラフ機能」で簡単に行えます。資料やレポートを作成する際に、エクセルのようにデータを記録しグラフ化する必要はありません。Kintoneでは数字をクリックするだけで自動的にグラフが生成されます。その上、グラフにはデータの変更がリアル・タイムに反映されます。

②ビジネス・プロセス及びワーク・フローを簡略化する

データを管理するだけでなく、ビジネス・プロセス及びワーク・フローを定義し、簡略化します。社内の承認プロセスは、従来のように紙やEメールで申請した場合、無事に上司の所に届いたかという心配や、申請が承認されても申請者まで結果が来るのにタイムラグが発生することがあるなど、非効率な場合が多くありました。しかしKintoneを使えば、PCやモバイル環境で通知が来るため、紙の印刷やEメール送信などをする必要がなくスムーズに承認プロセスを行うことができます。また、自動通知機能でチーム・メンバーにアクションを促す、またタスク・ステータスを自動的に更新させることもでき、チーム全体の業務フローが効率化されます。

③コミュニケーションの場である

Kintoneはコミュニケーション機能が充実しています。Kintoneの「スペース」という機能はチーム単位でのコミュニケーションの場であり、参加者同士で議論したり、情報を共有したりすることができます。

スペース内でのコミュニケーションに話題が複数ある場合、話題ごとにスレッドを立ち上げ、話題に合ったスレッド投稿することで、スペースでのコミュニケーションが整理されます。メールと違って、全ての情報が話題ごとに集約され、チーム内のメンバーが全員アクセスできるため、新しいメンバーでも過去の情報を簡単に検索でき、キャッチ・アップするために従来まで多く掛かっていた情報検索に使う時間が大幅に削減できます。

データベース・アプリにもコミュニケーション機能があり、1つのデータに紐付いたディスカッションが行えます。データベースだけではなく、議論内容も散在することなく、しっかりと整理されているので、情報管理にも非常に効率的です。

企業にとって重要な情報資産を効率的に管理したいとお考えの際は、Kintoneを無料で試用できます。Kintoneの導入・カスタマイズへのサポートはKintone Australiaへお問い合わせください。

(※1)The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy
(※2)Interact – A fifth of business time is wasted through inefficient communication
www.interact-intranet.com/news/a-fifth-ofbusiness-time-is-wasted-through-inefficient-communication
(※3)Average Weekly Earnings, Key Figures, Australia, November 2017 – Full -time adult average weekly total earnings
www.abs.gov.au/ausstats/abs@.nsf/mf/6302.0

◆Kintoneに関してのお問い合わせ
Kintone Australia社は、Kintoneの販売、導入相談から導入後のサポートやカスタマイズまで、日本語で丁寧にサポートしています。ぜひお問い合わせください。

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