【PR】エクセルで困った時は「Kintone」でスッキリと解決!

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エクセルで困った時は「Kintone」でスッキリと解決!

「表計算ソフト」として知られるエクセルは、表を作成しそのデータの計算や分析が行えます。顧客データ管理を始め、簡単な経理システム、社員情報管理など、業務上さまざまな場面で活躍し、方眼紙のように罫線を引き、ワードの代わりに文書を作成するという使い方もあります。しかし、エクセルは万能のようで実はいろいろな問題点があります。そこで今回は、エクセルの問題点を解決するためのクラウド型データ・ベース「Kintone」のアプリケーションの開発プラット・フォームをご紹介します。

◆エクセルの問題点について

エクセルはさまざま用途で使われ、依存性が高い一方で、どんな問題点があるかを以下にまとめます。

① データがタイムリーに共有されない

エクセルは、作業者各自が自身のパソコンで作業するため、データを共有しようとするとメールで送るか、紙に印刷しなければなりません。そして修正があった場合、ファイルを更新して送る必要があるので、タイムリーに情報が共有されません。ファイルのアップロードやダウンロードに手間が掛かり、とても非効率的です。

② 入力フォームが統一されず、利便性が低い

特に多部署、多拠点を持つ企業だと、部署や拠点により入力フォームが違い、データの集約に無駄な作業が発生します。また、同じようなデータを他のフォームに再利用するのにも手入力作業が必要で、無駄な時間が掛かります。

③ データが破損してしまう場合がある

エクセルを使っていくうちに、データが蓄積され、何千行という膨大なケースになることもありますが、その際にファイル容量が重くなり、ファイルが破損して開けなくなってしまうことがあります。それを解決するために、複数のファイルに分割する方法もありますが、データが紛失しやすくなります。また、編集中や、更新したファイルが通常ローカルのパソコンに置かれるため、パソコンを紛失してしまうとデータも一緒に消えてしまいます。

④ 情報を探し当てるには困難

複数ものファイルを使うと情報が散在し、何か必要な情報を探そうとすると、相当な時間が掛かるのもエクセルのデメリットです。

⑤ 脆弱性について

現在各企業がセキュリティー強化に注力していますが、エクセル・ファイルのマクロにウィルスが添付されてしまうこともあり、エクセル・ドキュメントを介して新たなランサムウェアを拡散する事件も相次いでいます。

◆脱エクセル! クラウド型データ・ベースのKintoneが問題解決

クラウド型データ・ベース「Kintone」、企業の業務アプリケーションを手軽に開発・運用できるクラウド型業務アプリケーションの開発プラット・フォーム使うと、エクセルの問題点が解決できます。

① タイムリーな情報共有

全てクラウドで直接データの作成・更新をするため、いつでもどこでも情報が常に最新の状態で共有されます。例えば外出先でも打ち合わせ内容を投稿し、社内にいるチーム・メンバーに直ちに共有できます。また海外出張中の上司がすぐ社員の報告・日報を確認でき、申請されたものもすぐに決済できます。

② 全社で統一したフォームのフォーマット

Kintoneでは作成した、たった1つの業務アプリケーションに全社員がアクセスでき、統一したフォーマットでデータ入力できます。データの集計にとても便利で、ルックアップ機能を使えば一度入力したマスター・テーブルにあるデータを手入力不要で他のフォームにそのまま転記することも可能です。

③ データの安全性

1つのアプリにつき1,000万レコードまで入力可能なため、大量のデータを同じアプリに登録し、データの破損なくスムーズに閲覧・編集することができます。またデータ・センターでデータが何重もバックアップされているため、データを消失することがありません。

④ データが容易に検索できる

エクセルや他の業務システムでデータをばらばらに管理しがちですが、全てのデータをKintoneで集約し、全体の検索機能や検索範囲を限定する機能を使うと、登録されたデータ、または書き込みされたデータが簡単に素早く検索できます。

⑤ セキュリティーについて

Kintoneはサイボウズの自社クラウド・サービス「cybozu.com」で運用されており、セキュリティーが強化されているので、不正アクセス・不正ログイン対策、二段認証、脆弱性対応を行い、お客様のデータを丁寧に扱っています。

◆エクセルの代行ツールを超えた機能

上記で紹介したように、Kintoneはエクセルの問題点を解決できますが、以下のような代行ツールを超えた業務改善ツールもあります。

● プロセスの管理
 タスクのプロセス管理ができます。

● ワークフロー機能
 ワークフロー機能を利用すると他のシステムを使う必要なく、Kintone上だけでも承認・決済することができます。

● 過去のデータを簡単に引き継ぐ
 例えば新しく入った社員やプロジェクト移動になった社員など、簡単にシステムにアクセスして過去に作成されたデータを閲覧・編集、また、そのデータの変更履歴まで確認できます。

● システムの設定変更
 運用後でも簡単にシステムの設定変更ができ、最初から完璧なものを用意する必要がありません。使っていくうちに、必要に応じて不備な所を徐々に変更したり、業務フローの変更に従ってシステムの設定を変更していけます。

また、既存のファイルメーカーやアクセス・システムに存在したデータを簡単にKintoneに移行できます。Kintoneを導入することをきっかけに、業務フローを見直し、新しい業務改善をするきっかけにもなるでしょう。

◆Kintoneに関してのお問い合わせ
 Kintone Australia が Kintone を直接販売し、導入相談から導入後のサポートやカスタマイズなど、日本語で丁寧に一貫支援しております。ぜひお問い合わせください。

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