【PR】Kintone活用事例:アイエス留学

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kintone Australia

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kintone Australia Suite 3704, Level 37, Gateway, 1 Macquarie Place, Sydney NSW
WEB: www.kintone.com.au Facebook: kintone community in Australia


Kintone活用事例:アイエス留学

2018年現在、Kintoneは8,000以上の企業にご利用頂いています。それぞれの企業がどのようにKintoneを活用しているのか。今回は、積極的にアプリのカスタマイズを行い、Kintoneを活用しているアイエス留学の事例をご紹介します。

アイエス留学の事業

アイエス留学のスタッフの皆様
アイエス留学のスタッフの皆様

アイエス留学はオーストラリア国内にあるワーキング・ホリデー、留学のためのサポート・センターです。オーストラリアの教育機関で24年以上の経験をも持つ日本人カウンセラーにより運営され、留学相談や学校入学手続きの代行、ビザの代行申請、ホームステイの手配などのサービスを提供しています。1994年の創業以来、留学やワーキング・ホリデーで来豪する人たちへの無料学校相談及び手続き代行サービスを続けてきました。毎年延べ100校以上の学校関係者とのミーティングを行い、日本人留学生に満足してもらえる各種学校の最新情報を提供しています。

Kintoneを使おうと思ったきっかけ

私たちのような留学エージェントは、1人の学生に対して膨大な量の情報を管理しなければなりません。ビザの申請代行1つとっても、さまざまな個人情報を受け取る必要があります。加えて、お金の出入りも学生からであったり、学校またはホームステイ先からなど、さまざまです。以前は、そういった多くの情報を既存のシステムで管理していたのですが、Kintoneのセミナーへの参加をきっかけに、より効率的に情報を共有し、プロセスの管理、コミュニケーションなどを円滑に行えるならばと考え、Kintone試用版を使ってみました。活用してみて、それぞれ管理していく中で、標準機能ではカバーしきれない部分が出てきたのでアプリをカスタマイズし、更に業務効率化を実現できました。

一覧表示をカスタマイズし、業務効率化

例えば、留学生のビザの管理。留学をサポートする側としては、このビザの期限の管理を学生に任せっきりにするのではなく、私たちも一緒になって厳重にチェックしたいと考えています。ただ、学生数が多いため、Kintoneの「一覧機能」で確認するようにしていました。しかし、標準機能の一覧表示では、情報数が多く、上下左右に何度もスクロールを繰り返さなければなりませんでした。そこで一覧表示をカスタマイズし、学生のビザの期限が一目で分かるようにしました。ビザの有効期限が残り4週間の学生、2週間前の学生……、これらを一覧で見ることができ、期限が迫ったものは通知を出してスタッフ間で共有できるようにしました。それによりオーバー・ステイの問題も回避できるだけでなく、ビザの切れそうな学生に対してカウンセリングの提案ができるようになりました。

次に、これを応用して、学生ごとの手続きの進捗状況も一覧で確認できるようにしました。既に終了している項目については自動的にチェックが入り、一覧で確認できます。同画面では、その学生がオーストラリア国内から申し込んだのか、または日本からなのかを確認できます。もし日本からの申し込みなら、請求書の金額はオーストラリア・ドルではなく、日本円で記載した方が親切ですよね。そういった細かなケアもできます。同じ一覧画面で学生側の入金状況も確認できるようにしました。入金期限が過ぎているのに入金がない場合は項目を赤色で表示、入金がある場合は青で表示させます。一覧表示にそういった機能を付けることで、短時間で一気に膨大な量の必要部分のみを確認できるようになり、作業効率はぐっと上がりました。

Kintoneの導入効果と今後の応用

Kintoneを導入したお陰で、作業時間は半分になったのではないでしょうか。特に情報の管理が楽になりました。以前は、生徒からの問い合わせメールが来ても、会社に行ってパソコン内の情報や、書類を探して回答しなければなりませんでした。しかし、クラウド・サービスのKintoneを使うようになり、手持ちのスマート・フォンから確認ができるようになったので、外出先での作業や在宅ワークも可能になりました。また、レポート集計の時間やコストを大幅にカットできたのもうれしい一面です。Kintone導入後に学生ビザの申し込みの数が例年よりぐっと上がりましたが、Kintoneを導入していたお陰で人員を増やすことなく、スムーズに作業を進めることができました。

今後はKintone上でのメッセージング機能の活用や、蓄積したデータをマーケティングに生かし効率化を図りたいと思います。最終的には、まだエクセルで管理しているデータも全てKintone内で一元管理できるようにしていきたいと思っています。

◆Kintoneに関してのお問い合わせ
Kintone Australia社は、Kintoneの販売、導入相談から導入後のサポートやカスタマイズまで、日本語で丁寧にサポートしています。ぜひお問い合わせください。

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